Expert-Comptable pour organisme de Formation : assurez la conformité et votre gestion comptable

Au-delà de leur cœur de métier – transmettre des compétences et favoriser l’employabilité – les organismes de formation doivent aussi jongler avec de multiples obligations comptables, juridiques et qualité. Un défi permanent qui peut vite devenir chronophage et source d’inquiétude pour les dirigeants. Pour y faire face, il faut pouvoir compter sur un partenaire fiable, à commencer par un expert-comptable spécialisé dans le secteur de la formation. Découvrez comment Pythagore Expertise peut vous accompagner, de la conformité réglementaire à l’optimisation financière – en passant par la transformation digitale.

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Quelles sont les obligations comptables des organismes de formation ?

Comme toute entreprise, un organisme de formation est soumis à l’obligation de tenir une comptabilité sincère et régulière. Mais compte tenu de ses spécificités, cette comptabilité doit aussi répondre à des règles particulières fixées par le Code du travail (art. L6352-6 et R6352-22 et suivants).

Tenir une comptabilité d’engagement

Ainsi, les organismes doivent adopter une comptabilité d’engagement, distincte de la comptabilité de trésorerie. Cela signifie que les opérations sont enregistrées dès qu’elles sont certaines dans leur principe et leur montant, indépendamment de leur paiement effectif. Cette approche permet un suivi plus fin des créances et des dettes, une bonne gestion fiscale ainsi qu’une meilleure lisibilité sur la santé financière réelle de l’organisme. Autre obligation : la production des états financiers annuels, incluant bilan comptable, compte de résultat et annexes.

Produire un Bilan pédagogique et financier (BPF) annuel

Les organismes de formation doivent par ailleurs établir chaque année un Bilan Pédagogique et Financier (BPF). Ce document récapitule l’intégralité des actions réalisées et détaille les sources de financement mobilisées. Le BPF doit être adressé à la DREETS avant le 30 juin. Sa fiabilité conditionne le maintien de la certification qualité et donc la capacité à bénéficier de fonds publics ou mutualisés.

Car depuis le 1ᵉʳ janvier 2022, seuls les organismes certifiés Qualiopi peuvent accéder aux financements des OPCO, de Pôle emploi ou du CPF. Cette réforme vise à attester de la qualité des actions dispensées, selon 7 critères précis. Les organismes doivent prouver leur conformité via un audit initial, puis un audit de surveillance tous les 18 mois.

Face à ces obligations multiples, les conseils d’un expert-comptable son précieux. Celui-ci permet d’assurer la conformité des états financiers, des BPF et des procédures internes. Concrètement, l’expert-comptable est en mesure d’aider à :

Mettre en place une comptabilité analytique par action de formation et par financeur ;
Fiabiliser les imputations de charges directes et indirectes ;
Justifier les frais de fonctionnement et les investissements éligibles ;
Calculer les coûts horaires et les marges par type de prestation ;
Formaliser les process internes (suivi des temps, des achats, des conventions) ;
Préparer les audits qualité et les contrôles administratifs.

Les sources de financement des organismes de formation et le rôle clé de l’expert-comptable

Au-delà des obligations comptables et des formalités administratives liées à la vie de l’entreprise, un enjeu majeur pour les organismes de formation est de sécuriser leurs financements. Le secteur de la formation professionnelle a la particularité de bénéficier de nombreux dispositifs financiers, publics ou mutualisés. On peut citer notamment :

Le Compte Personnel de Formation (CPF), géré par la Caisse des Dépôts ;
Les contrats de professionnalisation, financés par les OPCO (Opérateurs de Compétences) ;
Le plan de développement des compétences, à l’initiative et sur les fonds propres des entreprises ;
Le dispositif FNE-Formation, dans le cadre du plan de relance post-covid ;
Les subventions de Pôle Emploi pour les demandeurs d’emploi ;
Les aides régionales ciblées (appels à projets, chèques-formation) ;
Etc.

Chaque dispositif a ses règles propres en termes d’éligibilité des publics, des actions et des dépenses. Les démarches administratives peuvent être lourdes et chronophages : conventionnement préalable, devis, factures avec mentions obligatoires, justificatifs à produire, délais de paiement à respecter. L’expert-comptable joue ici un rôle de conseil et d’interface.

L’expert-comptable va aussi épauler l’organisme dans la constitution des dossiers de financement. Il veille à la complétude des pièces, à la cohérence des données chiffrées, au respect des règles comptables spécifiques. Plus globalement, il s’assure que la Société respecte bien les règles de son régime fiscal.

Service

Quels sont les services proposés par un expert-comptable spécialisé en formation professionnelle ?

Si les services d’expert comptable partagent un socle commun, certains choisissent de développer une expertise sectorielle pour mieux accompagner leurs clients. C’est le cas de cabinets comme Pythagore Expertise, qui a fait de la formation professionnelle un axe fort de son activité.

Notre valeur ajoutée est de combiner une parfaite maîtrise des fondamentaux comptables avec une connaissance intime des enjeux et de l’environnement propres aux organismes de formation. Nous sommes en mesure d’intervenir sur de multiples volets :

Le volet comptable et fiscal, bien sûr : tenue des comptes, déclarations fiscales (TVA, impôts, taxes professionnelles et d’apprentissage), relations avec l’administration et parfois audit fiscal. L’objectif est d’être en conformité avec toutes les obligations légales.
Le volet social et RH : gestion de la paie (avec des profils souvent variés : formateurs salariés, vacataires, intervenants extérieurs), rédaction des contrats de travail, envoi des fiches de paie, déclarations sociales, veille sur la convention collective. Il s’agit de sécuriser la relation employeur-salarié.
Le volet gestion et finance : élaboration des budgets prévisionnels et des plans de financement, suivi des encaissements et de la trésorerie, analyse des coûts et des marges, tableaux de bord, conseil en gestion financière.
Le volet juridique : rédaction des CGV et des conventions de formation, sécurisation des contrats commerciaux, assistance en cas de contentieux.
Le volet qualité et certification : aide à la formalisation du processus qualité, à la constitution du dossier de preuves, à la préparation des audits. Un appui précieux pour obtenir et conserver la certification Qualiopi, le sésame qui donne accès aux dispositifs de financement.

Comment réaliser un bilan pédagogique et financier avec Pythagore Expertise ?

Le bilan pédagogique et financier (BPF) est une exigence légale majeure pour tout organisme de formation. Obligatoire, il permet de rendre compte de l’activité réalisée et de sa conformité aux règles de prise en charge des financeurs. Mais comment s’y prendre concrètement pour le réaliser ? Comment suivre la performance ? Voici les principales étapes à suivre.

Les données de base du BPF

Tout d’abord, il convient de rassembler l’ensemble des données nécessaires :

Nombre de stagiaires accueillis et d’heures de formation réalisées par l’établissement
Caractéristiques des publics formés (sexe, âge, statut, niveau de formation)
Intitulés, objectifs, durées et modalités des actions de formation
Données financières : chiffre d’affaires, subventions, charges, excédent ou déficit

Ces informations doivent être collectées par action de formation et par financeur, d’une façon exhaustive et précise. Un travail de rapprochement avec la comptabilité est nécessaire pour garantir la cohérence des données.

Télédéclaration DREETS

Ensuite, place à la saisie du BPF sur l’application en ligne dédiée. Depuis 2016, cette télédéclaration obligatoire se fait sur la plateforme de votre DREETS (ex-DIRECCTE), via un formulaire CERFA normé. Les données doivent être renseignées dans les différentes rubriques prévues :

Identification de l’organisme et de ses dirigeants
Bilan pédagogique par action de formation (intitulé, volume, public, commanditaires)
Bilan financier détaillé (chiffre d’affaires, subventions, charges, résultat)
Effectifs de l’organisme (formateurs, administratifs)

Une attention particulière doit être portée à ventiler, là encore, le chiffre d’affaires par financeur et par type de formation. C’est en effet un point de vigilance des DREETS lors de leur contrôle de cohérence.

Une fois saisi, le BPF doit être validé électroniquement par le dirigeant via sa signature électronique. Il s’engage ainsi sur l’exactitude des informations transmises. Un accusé de réception, à conserver précieusement, est ensuite délivré.

Enfin, dernière étape : la télétransmission du BPF à la DREETS, au plus tard le 30 juin de chaque année. Tout retard expose l’organisme à des sanctions et à une suspension de ses financements.

Entre la complexité du cadre réglementaire et le volume de données à traiter, sa réalisation peut vite s’avérer chronophage et source d’erreurs. Vous pouvez vous faire épauler par un expert-comptable rompu à cet exercice. Chez Pythagore Expertise, nous avons développé une expertise reconnue dans l’accompagnement des organismes de formation. De la collecte des données à la saisie du BPF en passant par le contrôle de cohérence, nous sécurisons l’ensemble du processus.

Nos experts connaissent les attentes des DREETS et les pièges à éviter. Ils savent aussi exploiter le BPF comme un véritable outil de gestion, au service de votre performance.

Pour un organisme de formation, le choix de son expert-comptable est clé. Seul un spécialiste du secteur peut apporter des réponses concrètes à ses enjeux de conformité, de gestion et de développement. C’est la vocation de Pythagore Expertise : vous accompagner au quotidien avec pragmatisme et expertise. Nos équipes maîtrisent les spécificités réglementaires, financières et de qualité de la formation professionnelle. Elles vous aident à sécuriser vos processus et à optimiser votre performance.

Dématérialisation des documents, aide à la certification Qualiopi, optimisation des financements, pilotage analytique. Nos solutions conjuguent le meilleur du digital et de l’humain pour répondre sur-mesure à vos besoins. Rencontrons-nous pour en parler ! Nous vous accueillons dans nos bureaux parisiens ou échangeons en ligne pour définir l’accompagnement adapté à votre situation.